hubungan sistem informasi dengan organisasi

HUBUNGAN ANTARA SISTEM INFORMASI DENGAN ORGANISASI

Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini akan dijelaskan :

1. Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi

Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan �computing power� dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.

Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran besar.

Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan jaringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sistem informasi telah menjadi bagian integral, on-line, dan interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika sistem ini runtuh.

2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.

Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part. Automobile adalah sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok pendukung yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer: keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.

Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem informasi seperti programer, sistem analis,project leader, manajer sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software maupun hardware.

Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompok sistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.

Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi, kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugas analis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam persyaratan sistem dan informasi.

Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatif dan departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai (users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi.

3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi

Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.

Sekilas, jawaban dari pertanyaan �Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi?� tampaknya sangat sederhana. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. Meskipun respon-respon yang demikian secara umum benar untuk masa-masa yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem.

Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahan dalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter. Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayanan yang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yang terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran menjadi alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002).

Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat mudah �Mengapa or,ganisasi mengadopsi sistem?� adalah sangat kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung dalam organisasi.

Gambar 1. menggambarkan model dan proses pengembangan sistem yang memasukan beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang mengapa organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok faktor-faktor lingkungan eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.

Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya yang lain, persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan regulasi pemerintah (Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini dapat dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama, lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor untuk keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan permintaan produk-produk tertentu.

Gambar 1: Model pengembangan sistem dengan mempertimbangkan faktor-faktor lain

(Sumber: Laudon, K.C. & Jane P. Laudon, dalam Husein dan Wibowo, 2002)

Faktor institusional adalah faktor internal organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup tata nilai (value), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi. Sebagai contoh adalah manajemen puncak dapat memutuskan bahwa perusahaan perlu menerapkan sistem kontrol yang lebih ketat terhadap proses persediaan, dan oleh sebab itu memutuskan untuk membangun sistem informasi persediaan (inventory information systems). Sistem itu kemudian diadopsi, dikembangkan, dan dioperasikan hanya untuk keperluan internal dan alasan-alasan kelembagaan.

Sumber:

Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002. Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi). Jogjakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN